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第一条 为了建立和完善本机构档案管理工作。维护档案管理的完整性与安全性，根据《档案法》等有关规定，结合本机构实际，制定本制度。
第二条 本机构档案管理工作，要贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，档案资料完整齐全，保管有序规范，交接手续完备。
第三条 本机构档案由专人管理，并有专门化放档案的柜，有档案室。档案管理人员保证本机构的档案资料齐整完全、安全保密和使用方便。工作变更或调动时，应将所保管的档案移交清楚，办妥交接手续后方可离开岗位。
第四条 应归档的资料为：
(一)登记管理资料：登记、变更与备案、年度检查、决策机构和监察机构、员工会议、发展规划和报告、内部管理制度、社会评价等相关材料。
(二)财务资料：会计凭证、会计帐簿、财务报表、审计报告、报销凭据、其它财务会计资料等相关材料。
(三)业务资料：项目和服务从准备、执行、到绩效评估等一系列相关资料。
(四)劳动人事资料：从业人员、工资福利、劳动合同、考核任用培训等相关资科。
(五)其他应归档资料。
第五条 凡应及时归档的资料，由档案管理员负责收集、整理归档，以保证档案的齐全完整，准确无误。
对于本机构形成的档案材料，按照国家档案管理的有关规定，填好巻内目录、立卷人和立卷时间，按时间顺序排列编写案卷号。
第六条 员工借阅档案时，不可隔日，下班前应将档案归还，如需二次借阅、次日再借。借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自抄录、翻印、转借或损坏，不得抽走巻内任何材料。借阅的档案归还时，档案管理人员必须认真査验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向负责人反映，视情况给予相应处罚。
第七条 归档的电子文件按本制度归档范围确定。为维护电子档案安全，每年对归档的电子文件进行备份处理。
第八条 本机构档案资料的保管年限分为永久保存和定期保存。其中，登记管理资料、业务资料、劳动人事资料等永久保存，其他档案资料按国家相关档案的保管期限办理。
第九条 本机构任何人和部门非经允许不得擅自自销毁档案资料。
第十条 违反本制度规定，机构将追究相关人员责任。
上海周桐宇公益基金会
二0一五年八月
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